経理代行ではよく使う言葉の中に証憑（しょうひょう）という言葉あります。
帳票という言葉は耳にしたことがあるかと思いますが、経理代行ではよく使う言葉　証憑となると一般的には、なかなか耳にしない言葉かと思います。

証憑（しょうひょう）って何？

証憑とは、契約書や納品書、レシートや通帳など取引の内容を証明する書類を言います。
経理代行が例題を上げてみます。
●売上契約書や見積書、請求書、領収書など売り上げに関する書類
●仕入注文書、請求書、領収書、支払明細書など仕入れに関する書類
●給料明細、賃金台帳、雇用契約書、タイムカードなど人事に関する書類
●その他、支払った経費等の領収書やレシート、通帳、カード明細，借入明細書、リースや家賃などの賃貸契約書など会計処理や経営に係る書類全般を指します。

経理代行が教えます！

証憑書類の保存期間は書類によって異なります。
●総務に関わるもの2～５年
●経理に関するもの７年（電子帳簿を利用の場合不要）
●会社法に関わるもの１０年

経理代行が考える証憑と電子帳簿保存法の関係

帳簿、書類、電子取引によりデータは紙で保管する方法の他、電子データとして保存する場合、電子データでの保存の承認を国税局に提出し承認を受けたら会計ソフト上のデータをプリントアウトせずに保存できます。
電子帳簿保存法は改正で各要件が緩和されています。今後も改正が行われる可能性があるので経理代行でも注意したいところです。

電子帳簿保存法の主な保存区分

①電子帳簿等保存　②スキャナ保存　③電子取引データ保存の3種類に分けられます。

①電子帳簿等保存

「電子的に作成した帳簿・書類をデータのまま保存」することです。例えば会計ソフト等で作成した帳簿や決算関係書類などを「電子データのままで保存する」ことを指します。

②スキャナ保存

「紙で受領・作成した書類を画像データで保存」することです。具体的にいうと、相手から受け取った請求書や領収書などを、スキャニングして保存することです。
スキャナ保存については、解像度や色調を一定以上満たす必要があります。

③電子取引データ保存

「電子的に授受した取引情報をデータで保存」することです。具体的には、領収書や請求書といったように、紙でやりとりしていた場合にはその紙を保存しなければならない内容をデータでやりとりした場合には「電子取引」に該当し、そのデータを保存しなければならないというものです。

会社に合った証憑の保存方法

証憑とは、会社を経営していく中で取引の内容を証明する書類になります。
電子帳簿保存法と合わせて会社に合った書類の保存を行いたいと経理代行では考えます。
ＭＲＹメソッドの経理代行は、書類の保存方法などのご相談にも応じます。
詳しくはホームページよりお問い合わせください。

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