経費精算には、従業員が先に経費を立て替えて後日精算を行う「実費精算」と、概算でいくらかお金を渡して後日、調整・精算を行う「仮払精算」という2つの精算方法があります。従業員が立て替える経費の主な項目としては、出張交通費や事務用品、取引先への接待費などがあります。これらの経費を精算する際には、経費精算書に加えて領収書の添付が必要です。

2つの精算方法の違いを経理代行が説明します！！

 

 

【実費精算】

従業員が一時的に経費を立て替えたものの領収書の受領
⇩
経費精算書を作成（領収書添付）
⇩
上司などによる承認
⇩
経理による確認
⇩
精算

 

【仮払精算】

経費の概算を計算して、仮払申請書を作成・申請
⇩
経理に承認を受ける・従業員へ支給
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概算仮払金より支払をした領収書の受領
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仮払金精算書の作成（領収書添付）
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上司などによる承認
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経理による確認
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概算費用と実費の差額精算

 

経費精算規定をきちんと作成

従業員が私的に使った費用を経費精算しないようにするために経費精算規定をきちんと作成しておくことが大事です。

＊経費基準・上限金額の設定
＊自己決済の禁止
＊精算期限の確定
＊領収書のない経費精算方法の記載

 

経費精算書の記載事項

経理代行では経費精算書のフォーマットを用意することが大事です。
従業員によって違うフォーマットになると精算側もミスが生じやすくなります。

＊経費精算の申請日
＊申請者の名前や部署名
＊経費を支払った日付
＊支払先名、支払内容
＊立替金額
＊承認印

 

経費精算の経理処理

経費の立替精算書の作成において、記入漏れやミスが発生し、精算が進まないことはよくあります。また、会計ソフトへの入力においても、消費税額（10％、軽減8％、非課税）の入力ミスなどが起こり、経費精算がスムーズに進まないことは実際の経理代行業務においてもよく見受けられます。

 

気をつけたいポイントがたくさんあります！！

経費精算には、従業員の不正や会計入力ミスなどが起こりうることが想定されます。MRYメソッドの経理代行では、経費精算のフォーマットや従業員の経費精算領収書の写真でのデータアップなどが可能です。詳しくはホームページよりお問い合わせください。

 

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