前回に引き続き、事務職について、どんな人が事務職に向いているのかについて、経理代行が調査してみました。
事務職に向いている人を経理代行が検証
書類の作成や整理、データ入力など、細かい作業がメインとなるのが事務職です。では、どのような人に向いているのでしょうか。経理代行が事務職に向いている人について調査してみます。
デスクワークが苦にならない
事務職は、細かい数字の入力や計算、大量の資料の整理など、椅子に座って長時間作業が必要です。資料作成やデータ入力など、地道なパソコン作業が苦にならない人に向いています。
きちんとしっかり、責任感が強い
基本的に、事務職の主な業務は社内で業務がスムーズに進むようにサポートすることです。社員の仕事が円滑に進行するよう、常に未来を見越した対応が求められます。合間に電話や受付などの応対が発生することもあり、突発的な仕事に柔軟に対応できる能力とコミュニケーション力も求められます。業務スケジュールを適切に管理し、ミスを防ぎながら仕事を確実に進める処理能力と責任感も必要です。
気遣いができる
事務の種類によりますが、社員と接触する機会が多いため、周囲への細やかな気配りが求められます。例えば、総務や営業事務の場合、社員から経費の精算の相談などが頻繁にあるため、周囲をサポートし、気配りのできる人に向いています。
管理能力に優れている
事務職は期日が設定された業務が多いため、スケジュール管理をしっかり行う必要があります。日常業務に加えて、日次、月次、年次の業務の間に不定期な対応が必要で、期日を守ることが求められます。計画性を持って業務を遂行できる人材が求められます。
事務職に求められるスキルとは？
あらゆる事務職において重要視されるのは、「コミュニケーション能力」、「PCスキル」、「作業の正確性とスピードスキル」、「スケジュール管理能力」、「臨機応変な対応」という5つのスキルだと、経理代行は考えています。
コミュニケーション能力
来客や電話対応などの外部とのコミュニケーションに加え、社内の様々な部署の社員とのコミュニケーションも発生します。そのため、人間関係を円滑に築けるコミュニケーション能力を磨く必要があります。
PCスキル
書類作成やデータ入力など、ほとんどの業務はパソコンを使用します。基本的なソフトウェアであるWordやExcelを一定のスキルで使いこなすことが最低限必要です。さらに、会計ソフト、商品管理ソフト、販売ソフト、勤怠ソフトなど、会社によって使用方法が異なることがあるため、柔軟に対応できるスキルも求められます。
作業の正確性・スピードスキル
事務職の中で、「書類の作成・処理」、「書類のファイリング・整理」、「データ入力」は、書類やデータの正確な保存と伝達が不可欠です。書類やデータに誤りがあると、その意味が失われてしまいます。正確かつ迅速な処理は、事務職としての重要な要素であり、欠かせない要素と言えます。
スケジュール管理能力
事務職には高度なスケジュール管理能力が求められます。必要な書類の作成と提出のスケジュールを把握し、処理しなければなりません。業務をスムーズに進めるためには、自身の仕事だけでなく、他の社員の進行状況も把握し、必要に応じて進行状況を確認し、催促する必要があります。きちんとスケジュールを管理できる能力が必要です。
臨機応変な対応
経験のない仕事に対するスキルとして、イレギュラーな事態が発生した場合にも冷静な判断ができる「柔軟性」「適応力」「対応力」が必要です。
社内の事務職について疑問や不安がある方は
経理業務について疑問や不安を感じた場合は、経理代行のアウトソーシングについてご相談ください。 MRYメソッドの経理代行では、お客様に合った経理代行プランのアドバイスなどを提供させていただきます。詳細については、ホームページからお問い合わせください。
