以前もクラウド会計についてお話ししましたが、税理士事務所や経理代行会社で多くの事務所が使用しているクラウド会計について、実際にどのようなものをクラウド会計と呼ぶのかを再度おさらいしたいと思います。

導入が増えてきているクラウド会計

従来、企業や税理士事務所、経理代行会社で使用する会計ソフトは、ソフトを購入したりオンラインショップからダウンロードしたりする形態のものでした。利用するためには、パソコンにソフトをインストールする必要があり、パソコンの基本ソフトの種類（Windows／Mac）によって制限を受けることもありました。

また、従来の企業や税理士事務所、経理代行会社で使用している会計ソフトは、パソコンが壊れると保存していたデータが消失してしまったり、バックアップデータを復元するのに時間がかかったりというリスクがありました。

クラウド会計とは、ソフトのインストールやデータの移し替えが必要なく、新しいパソコンでもすぐに利用できるシステムです。IDとパスワードがあれば、どこからでもアクセス可能なので、インターネットを使用できる環境があれば、自社はもちろん、税理士事務所や経理代行会社なども、いつでもどこでも会計処理を行うことができます。経理代行などにアウトソーシングしても、企業と連携してパソコンやスマホからもアクセスすることが可能です。

 

 

クラウド会計を使う上のメリット・デメリット

【メリット】

①インターネット環境さえあれば、場所を選ばず操作できることが特徴です。外出先で急にデータを確認したくなった際でも安心です。また、リモートワークにも適しています。スマホからでもアクセスできるため、いちいちノートPCを開く手間もかかりません。経理代行会社へのアウトソーシングにも適しています。

②クラウド会計ソフトには、銀行口座やクレジットカードとの連携機能があり、これらの情報をシステムへリアルタイムに取り込むだけでなく、ほとんどの仕訳作業を自動で行ってくれます。自社で処理を行う手間を省き、経理代行会社などへアウトソーシングすることで、時間やコストの削減にもつながります。

③クラウド会計ソフトの中には、複式簿記の計算を行ってくれるものもあります。そのため、事業主に簿記の知識がなくても利用できます。収入と支出の入力さえすれば、ソフトが決算書まで作成するので、パソコンが苦手な人や経理を雇っていない事業主にもおすすめです。しかし、最終的にはその処理が正しいかを確認することが必要です。税理士事務所や経理代行へ委託することにより、スムーズに処理を行うことも可能になります。

④従来のソフトでは、バージョンアップの度に再購入や更新をしなければなりませんでした。一方、クラウド会計ソフトならベンダーが自動でアップデートしてくれます。これによりコスト削減が可能で、最新のセキュリティや機能を利用できるため、経理代行会社へのアウトソーシングでも安心して使うことができます。

 

【デメリット】

①ネット環境下であれば場所を選ばず使えるメリットがありますが、裏を返せば、ネット環境がないと使えないというデメリットにもなります。ネット回線に障害が起きたり、出先でWi-Fiが使えなかったりすると、作業ができなくなってしまいます。税理士事務所や経理代行会社などとのやり取りができなくなった時のために、スマホのテザリングなど非常用の手段を用意しておきましょう。

②インターネット上に情報を保存するため、サーバーに重大なトラブルが発生したり、サイバー攻撃を受けたりした場合、会社の会計情報が流出してしまうリスクがあります。税理士事務所や経理代行会社とよく相談して対策を講じることが重要です。

 

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