電子帳簿保存法の義務化もスタートすることもあり、企業におけるペーパーレス化が進んでいます。
ビジネスにおけるさまざまな紙の資料や文章を減らして生産性の向上を図る取り組みです。
紙での保存をなくし、デジタル化することで情報の検索性や業務効率を高める効果があります。
ペーパーレス化にできるものって？
ペーパーレス化にできるものは、企業によって異なりますが、大きく分けると5つあります。
●見積もりや請求書送付はオンラインのみで完結
●会議資料は印刷をせず、PDFやPPTの端末で閲覧
●パンフレットやカタログ資料のデータ化
●業務マニュアルをクラウドで運用
●勤怠管理ツール
どこの部分からペーパーレス化を取り組めばいいの？
●見積もりや請求書などの企業間取引文章であれば電子帳票システム、契約書であれば電子契約サービスなどのITシステムの導入が必要になります。
●Web会議ツールで、インターネットを介しての映像や画像を使いながら会議の行えるツールの活用により、テレワークや遠方の取引先などともインターネット上で会議が可能になります。
●パンフレットやカタログなどは、PowerPoint,Wordなどでデータ化することにより人数分の印刷、配布が省けます。
●インターネット上でデータ管理ができるクラウドストレージの使用により外出先からも資料の閲覧や編集が可能になります。
●勤怠管理ツールにおいては、タイムカードや出勤簿がWeb上で打刻できるのでテレワークにも適しています。
すべてをペーパーレス化にする必要はない
ペーパーレス化は、ただ単に紙媒体をそのまま電子化するだけではなく効率化にもつながります。
紙の資料を作るのにはコストがかかりますが、いきなりすべての書類をペーパーレス化しようとするのは混乱を招く恐れがあり、結果としてペーパーレス化が思うように進まない可能性があります。
ペーパーレス化をスムーズに進めるためには、まずは部分的にペーパーレスの取り組みを開始することをお勧めします。
自社で対応ができるところからスタートしてみてはいかがでしょうか
セキュリティや設備投資など初期投資にコストがかかることもあります。
設備やセキュリティのきちんとした経理代行などのアウトソーシングを活用することも一つの案になります。
MRYメソッドの経理代行は、AI-OCRやクラウドストレージなどを使用したペーパーレス化に対応をしております。詳しくはホームページよりお問い合わせください。
