領収書の整理は面倒だ！

毎日まとめておけば大したことのないことも、一度ためてしまうと一苦労です。

 

1年前のことは記憶もあやふや

確定申告の時期になると1年分の領収書をかき集めて…なんてことを経理代行ではよく聞きます。
バタバタ期限のない中で領収書を整理し始めたとき、この飲食店は誰と行ったのだろう？と1年経つと記憶があやふやになっていることも多々あります。
1か月に一度、1週間に一度、毎日と思い立った時に習慣付けておくことが大事です。
また、飲食店の領収書には誰と行ったか贈答品などには誰に渡したかを領収書やレシートにメモ書きをしておくように経理代行ではお願いをしています。

ぐちゃぐちゃだと、後で探すときに一苦労

要件によって保管年数は変わりますが、原則領収書は7年間の保管が必要です。
経理代行ではぐちゃぐちゃにならないための整理する領収書の保管方法を指導しています。
大きく4つに分かれます。

①領収書を袋に入れて保管する

封筒や12ポケット以上あるファイルに月別に保管する。日にち順、現金、預金、カード払いなど分類してホチキスやクリップで止めておく。

②領収書をノートに貼って保管する

日にち、店名、金額が見えるように貼る。
現金、預金、カード払いなどページを分けて管理をすることをお勧めします。

③領収書をファイリングして保管する

A4コピー用紙に穴をあけ、ファイリングする。
ノート同様に日にち、店名、金額が見えるように貼る。
コピー用紙なので頁数を増やしやすく、現金、預金、カード払いなどページを分けての管理もしやすいです。

④PDFで保存する

一定の要件をクリアした上で、スキャンしたデータでの保存も認められています。これを「電子帳簿保存法」と言います。ただし現時点でのスキャナ保存は要件が厳しいです。
電子帳簿保存法は毎年の改正で要件が緩和されつつありますのでスキャナ保存についても、今後は導入しやすくなっていくことが期待できます。

記帳済みならあまり神経質にならない保管でも大丈夫

会計ソフトに入力したものを保管するだけなら、あまり気にせずに張り付けた保管でもかまわないのですが、領収書を見ながらの入力となると、やはり日にち、店名、金額が見えるように貼ることで効率よく入力ができます。

記帳は素人には難しい

レシートを写真にとるだけ・・通帳やカード明細を取り込むだけとよく聞きますが、そんなに簡単なことではありません。
近年は、消費税の軽減税率などがあり10％と軽減８％と混在しているレシートがあり、会計ソフトに入力を行う際に煩雑になりがちです。インボイス制度が始まるとさらに消費税の処理は面倒になってきます。
また、取り込み機能を使った二重計上なども経理代行ではよく見かけます。
会計入力の作業は経理代行などのプロにお願いをすると毎日の煩わしい作業が軽減されて、本業に専念することができます。

経理代行はプロに任せて安心

MRYメソッドの経理代行サービスは、個人事業主や小規模企業のサポートをさせていただいております。
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